共享会议室作为灵活办公生态的重要组成，其有序运行依赖明确的使用规则。这些规则既保障空间资源的利用，也为用户提供一致的服务体验，涵盖预订、使用、设备维护等全流程环节。​

预订与签到规范​
用户需通过平台（APP、小程序或网站）完成预订，预订时需准确填写使用人数、时长及所需设备，避免资源浪费。预订成功后，系统会生成电子凭证，用户需在约定时间内签到，迟到 15 分钟未签到且未联系客服的，场地可能被自动释放。如需取消预订，需提前 2 小时操作，否则可能扣除信用分或收取违约金（通常为预订费用的 20% - 30%）。长期用户可申请会员专属预订通道，享受优先锁定热门时段的权益。​
使用过程中的行为准则​
使用期间需保持场地整洁，禁止在桌面、墙面乱涂乱画，禁止携带易燃易爆、有异味的物品进入。设备操作需遵循说明书指引，如遇故障应联系客服处理，擅自拆卸设备需承担维修费用。音量控制在合理范围，避免影响相邻空间，重要会议需开启静音模式。禁止将会议室用于违法违规活动，禁止留宿或从事与会议无关的行为，运营方有权对违规行为进行制止。​
设备与资源管理​
基础设备（投影、音响、白板等）为公共资源，使用后需关闭电源并整理归位。白板内容需在离场前擦除，遗留文件由运营方统一清理（通常保留 24 小时）。茶歇区的餐具需放入指定回收处，禁止随意带走场地物品（包括纸杯、文具等）。网络使用需遵守相关规定，禁止占用过多带宽进行非会议类操作，确保多人同时连接时的稳定性。​
离场与结算规则​
结束使用后需关闭所有电器设备，整理桌椅并带走个人物品，垃圾放入指定垃圾桶。系统会按实际使用时长结算费用，超出预订时长 15 分钟内按半小时计费，超过 15 分钟按 1 小时计费。如需开具发票，可在订单完成后 7 天内申请，超时可能影响开票流程。离场时需通过指定通道离开，确保场地安全锁闭，如有物品遗失可联系客服协助查找。

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共享会议室的使用规则旨在平衡各方权益，用户遵守规则不仅能提升自身使用体验，也能保障空间资源的可持续利用。运营方会定期优化规则，通过用户反馈调整细节，让共享模式更贴合实际需求，实现便捷、有序的会议体验。​